So sánhSo sánh & Đánh giá

Review Máy chấm công tự động xuất bảng tính lương nhân viên

bang-tinh-luong-nhan-vien-6

Nếu bạn đang là nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự, có lẽ hàng tháng bạn đã rất đau đầu khi phải xử lý hàng chuỗi công việc thủ công từ xuất bảng công nhân viên, xử lý bảng công, so sánh đối chiếu với nhân viên đến làm bảng lương. Quy trình này chiếm 60% thời gian làm việc của bạn khiến cho các công việc khác bị trì hoãn khiến KPI của bạn luôn trong tình trạng “chưa hoàn thành nhiệm vụ”. Đứng trước tình trạng đó, bạn mong muốn ban quản trị nhanh chóng triển khai công cụ tự động xuất bảng tính lương nhân viên từ máy chấm công và có thể theo dõi bảng công trực tuyến mọi lúc mọi nơi.

Xuất phát từ nhu cầu bức thiết đó, bài viết hôm nay chúng tôi sẽ review các giải pháp chấm công – tự động xuất bảng tính lương nhân viên rút ngắn 60% thời gian xử lý bảng lương nhân sự.

Sự rườm rà khi xuất bảng công thủ công của bộ phận Hành chính – Nhân sự hàng tháng

Hiện nay nhiều công ty vẫn thực hiện xuất bảng công nhân viên thủ công từ máy chấm công ra thiết bị USB. Sau đó thực hiện xuất file bảng công ra bảng tính excel và thực hiện đối chiếu, so sánh với thời gian thực nhân viên làm việc hành chính, làm thêm giờ và các ngày nghỉ thông qua đơn từ xin nghỉ với nhà quản lý trực tiếp. Bằng một cách khác hiện đại hơn là sử dụng một phần mềm xử lý bảng công sau khi trích xuất dữ liệu. Tuy nhiên điểm hạn chế của ứng dụng này là việc đổ công và xử lý bảng công bị tách rời mà không thể xử lý tự động.

 Sự rườm rà khi xuất bảng tính lương nhân viên thủ công của bộ phận Hành chính - Nhân sự hàng tháng
Sự rườm rà khi xuất bảng tính lương nhân viên thủ công của bộ phận Hành chính – Nhân sự hàng tháng

Sau khi Nhân sự thực hiện so sánh ngày công thực tế và ngày công trên dữ liệu sẽ tiến hành in bảng công và gửi đến nhân viên để đối chiếu thông qua email. Sau đó đội ngũ Nhân sự thực hiện đối chiếu và chỉnh sửa những sai sót nhân viên phản hồi.

Có thể thấy quy trình lập bảng công, bảng lương của bộ phận Nhân sự quá rườm rà, nhiều bước. Điều đó dẫn đến những bất cập sau:

  • Thời gian xử lý bảng công của đội ngũ nhân sự quá lớn
  • Dữ liệu chỉ xuất về một máy chủ duy nhất do đó Nhân sự phải xuất dữ liệu bảng công gửi cho từng nhân sự để họ xác nhận sau đó mới tiến hành làm bảng lương. Việc sửa chữa, nhầm lẫn có thể xảy ra nhiều lần làm cho quá trình này bị kéo dài.
  • Đối chiếu bảng lương thủ công dẫn đến sai sót dữ liệu bảng công nhân viên là nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn xung đột trong nội bộ doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn để hòa giải và thay đổi định kiến của nhân viên đối với công ty.
  • Nhân viên không theo dõi được bảng công cá nhân hàng ngày dẫn đến không kiểm soát ngày công đi làm thực tế
  • Nhân viên phải lập đơn từ thủ công nhiều lần, nhiều loại xin chữ ký nhà quản lý trực tiếp nộp lại cho nhân sự. Trong trường hợp phải sửa chữa quy trình này có thể diễn ra nhiều lần gây mất thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thực hiện công việc chuyên môn.

Năm 2021 – Đã đến lúc “tạm biệt” mô hình xử lý bảng công truyền thống

Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên số 4.0 – nơi của những công nghệ hiện đại. Do đó, mô hình làm việc truyền thống như hiện nay đã không còn phù hợp và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Máy chấm công Cloud - công nghệ chấm công của tương lai
Máy chấm công Cloud – công nghệ chấm công của tương lai

Năm 2020, các doanh nghiệp đã được làm quen với mô hình làm việc và quản trị từ xa do làn sóng đại dịch COVID-19. Trong đó, quản lý bảng công, bảng lương, đơn từ trực tuyến đã trở nên quen thuộc với các đơn vị doanh nghiệp.

Một vấn đề quan trọng doanh nghiệp cần khắc phục trong năm 2021 đó là việc tích hợp máy chấm công với phần mềm quản lý bảng công, bảng lương nhằm tự động bảng tính lương nhân viên.

Thật may mắn, gần đây trên thị trường đã xuất hiện một giải pháp chấm công tự động bảng tính lương nhân viên đó là máy chấm công Cloud – nền tảng điện toán đám mây.

>>>> Xem thêm bài viết: Tìm hiểu từ A đến Z về máy chấm công Cloud

Review máy chấm công tự động xuất bảng tính lương nhân viên – Máy chấm công Cloud

Giải pháp loại bỏ hoàn toàn sự rườm rà của mô hình chấm công cũ đó là máy chấm công Cloud – một giải pháp hoàn toàn mới trên thị trường hiện nay.

 Review máy chấm công tự động xuất bảng tính lương nhân viên - Máy chấm công Cloud
Review máy chấm công tự động xuất bảng tính lương nhân viên – Máy chấm công Cloud

“ Máy chấm công Cloud (máy chấm công điện toán đám mây) là máy chấm công sử dụng nguồn tài nguyên thông qua kết nối Internet. Toàn bộ dữ liệu chấm công được lưu trữ trên hệ thống đám mây thông qua phần mềm quản lý bảng công từ nhà cung cấp.

Máy chấm công Cloud có thể giúp doanh nghiệp tích hợp trực tiếp hai thiết bị: máy chấm công và phần mềm chấm công trên cùng một nền tảng. Hiểu một cách đơn giản, hiện nay các công ty vẫn đang sử dụng máy chấm công và phần mềm quản lý chấm công riêng lẻ. Khiến cho việc “đổ” dữ liệu chấm công diễn ra thủ công gây rườm rà cho bộ phận Nhân sự. Trong khi đó, máy chấm công Cloud giúp đội ngũ nhân viên, bộ phận kế toán cùng theo dõi dữ liệu bảng công trên phần mềm.

>>> Xem thêm: Máy chấm công Cloud là gì? Sự khác biệt với máy chấm công truyền thống

Lợi ích của máy chấm công Cloud – tự động hóa 100% bảng công, bảng lương nhân viên

Máy chấm công cloud mang lại những lợi ích sau:

  • Máy chấm công tích hợp trực tiếp với hệ thống phần mềm quản lý bảng công. Do đó dữ liệu bảng công được cập nhật tự động mà không cần bộ phận Nhân sự tổng hợp thủ công.
  • Dữ liệu được lưu trên nền tảng Cloud. Do đó, nhân viên có thể trực tiếp theo dõi bảng chấm công của cá nhân từ giờ chấm công vào, chấm công ra, giờ đi gặp khách hàng, thời gian nghỉ phép, nghỉ không lương,…Bên cạnh đó nhà quản trị có thể quan sát được  thời gian làm việc của nhân viên mà không cần có mặt ở công ty trên thiết bị điện thoại.
  • Phần mềm chấm công hỗ trợ làm đơn và xét duyệt ngay trên phần mềm giúp giảm thời gian xử lý giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp.
  • Bộ phận Nhân sự và nhân viên không phải kiểm tra đối chiếu công nhật thủ công hàng tháng do bảng công luôn được cập nhật tự động trên phần mềm hạn chế tối đa tình trạng sai số trong bảng công.
  • Quy trình tính công, tính lương trả nên chuyên nghiệp nhanh chóng không còn tình trạng chậm lương nhân viên.
  • Tối ưu chi phí. Máy chấm công Cloud giúp doanh nghiệp cắt giảm 100% chi phí nhân sự, chi phí xử lý bảng công thủ công, xuất bảng công từ máy, tổng hợp giấy tờ, đơn từ,…
  • Không còn tình trạng nhân viên bất mãn do bị tính công sai, ngày phép thiếu.

Nguyên lý hoạt động máy chấm công Cloud

 Nguyên lý hoạt động máy chấm công Cloud
Nguyên lý hoạt động máy chấm công Cloud

Các loại máy chấm công Cloud

Hiện nay, thị trường có hai loại máy chấm công CLoud – tự động xuất bảng tính nhân viên: Máy chấm công khuôn mặt CLoud Máy chấm công vân tay Cloud.

1. Máy chấm công khuôn mặt Cloud

may-cham-cong-khuon-mat-cloud-2

Máy chấm công khuôn mặt Cloud là thiết bị chấm công bằng cách nhận diện 81 điểm trên khuôn mặt người dùng và tích hợp với phần mềm xử lý bảng công tự động dựa trên nền tảng CLoud – điện toán đám mây.

>>> Tìm hiểu chi tiết: Máy chấm công khuôn mặt Cloud – Làn sóng mới trên thị trường Máy chấm công

2. Máy chấm công vân tay Cloud

Máy chấm công vân tay cloud được các nhà sản xuất sử dụng nền tảng là chiếc máy chấm công vân tay, có bộ cảm biến quét và nhận diện vân tay để định danh mỗi nhân viên. Dữ liệu đầu vào cùng lúc đó sẽ được phần mềm được tích hợp trong máy chấm công lưu trữ và xử lý thông tin dữ liệu chấm công đó bằng các thuật toán điện tử. 

>>> Tìm hiểu chi tiết: Máy Chấm Công Vân Tay Cloud – Thế Hệ Máy Chấm Công Hiện Đại Nhất 2021

Xu hướng sử dụng máy chấm công Cloud trong kỷ nguyên số 2021

Hiện nay công nghệ điện toán đám mây Cloud đang là nền tảng được nhiều doanh nghiệp săn đón và tăng vốn đầu tư nhất. Đặc biệt sau đại dịch Covid-19, việc quản lý dữ liệu trực tuyến đã được triển khai rộng rãi. Ứng dụng của nền tảng Cloud sẽ được khai thác triệt để hơn nữa vào những năm tới. 

 Xu hướng sử dụng máy chấm công Cloud trong kỷ nguyên số 2021
Xu hướng sử dụng máy chấm công Cloud trong kỷ nguyên số 2021

“Theo báo cáo của IDC – viện nghiên cứu toàn cầu: gần một nửa chi tiêu cho CNTT năm 2020 đang dựa trên nền tảng đám mây mang lại 60% hiệu quả cho tất cả cơ sở hạ tầng CNTT. 

Bên cạnh đó, Gartner ước tính rằng 257,9 tỷ USD sẽ được chi cho các dịch vụ đám mây vào năm 2021.

Do đó, việc tích hợp công nghệ Cloud với máy chấm công vật lý sẽ mang lại diện mạo hoàn toàn mới cho công tác chấm công, tính công, tính lương của doanh nghiệp và trở thành xu hướng trong năm 2021.

>>> Xem thêm: Định Nghĩa Máy Chấm Công Cloud Sử Dụng Điện Toán Đám Mây (Cloud Computing)

Related posts
Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review TOP 6 lợi ích của Máy chấm công tự động mẫu bảng lương cá nhân

Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review máy chấm công thế hệ mới: Giúp doanh nghiệp loại bỏ 100% cách tính lương thủ công

Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review máy chấm công kết xuất bảng lương tự động phù hợp mọi doanh nghiệp SMEs

So sánhSo sánh & Đánh giá

Review Máy chấm công rút ngắn thời gian xuất mẫu Bảng lương nhân viên

Đăng ký nhận bản tin hàng tuần

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *