Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review máy chấm công kết xuất bảng lương tự động phù hợp mọi doanh nghiệp SMEs

fastwork-review-may-cham-cong

Thông qua các giải pháp nhằm tối ưu hóa việc chấm công; tính lương, bảng lương tự động; quản lý thời gian nhân viên,… đã làm thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành và quản lý của các doanh nghiệp hiện đại. 

Với sự phát triển vượt bậc của nền công nghệ kỹ thuật số, hoạt động chấm công và quản lý bảng lương giờ đây đã có bước chuyển mình đem đến cho doanh nghiệp nói chung cũng như bộ phận nhân sự, kế toán và mọi nhân viên nói riêng sự tiện lợi hơn bao giờ hết. 

Không chỉ vậy, sự chuyển mình này còn giúp doanh nghiệp ngày một chuyên nghiệp hơn trong việc quản lý nhân viên, thời gian làm việc để có được lợi thế cạnh tranh giữa bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay.

Lỗi thời trong hoạt động tính công, xuất bảng lương bằng Excel

Theo phương pháp chấm công và tính lương truyền thống, nỗi khổ của người làm nhân sự đó là hàng tháng sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp thông tin, dữ liệu bảng công được trích xuất bằng tay từ máy chấm công vật lý. Việc trích xuất dữ liệu này khá khó khăn và mất thời gian bởi dữ liệu sẽ thông qua một phần mềm được cài đặt trên một máy tính của người làm nhân sự đặt cố định tại doanh nghiệp.

Thông thường thời gian tổng hợp và điều chỉnh dữ liệu chấm công sẽ được thực hiện vào cuối tháng và mất khoảng từ 2-3 ngày rồi sau đó nhân sự sẽ tiến hành tính lương. Chưa kể trong quá trình tổng hợp thông tin chấm công và tính toán mẫu bảng lương cho từng nhân viên không thể tránh được mất mát dữ liệu hay sai sót thông tin. 

Điều này gây ra bất cập không hề nhỏ cho bộ phận nhân sự nói riêng cũng như doanh nghiệp nói chung. Khi với tốc độ phát triển hiện nay của thời kỳ số hóa, việc mất thời gian không đáng có vào hoạt động chấm công tính lương là không cần thiết. Chưa kể ngoài việc lãng phí thời gian, phương pháp chấm công cũ còn đem lại sự tốn kém một khoản ngân sách không hề nhỏ trong việc lưu trữ thông tin, dữ liệu chấm công.

Lỗi thời trong hoạt động tính công, xuất bảng lương bằng Excel
Lỗi thời trong hoạt động tính công, xuất bảng lương bằng Excel

Với kinh nghiệm làm việc lâu năm trong bộ phận Nhân sự, chúng tôi hiểu việc các doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng các loại máy chấm công cũ kỹ và lỗi thời vô hình chung đã khiến doanh nghiệp gặp những hạn chế và tốn kém chi phí – điều mà các nhà lãnh đạo khó có thể nhìn ra. Đó là những vấn đề chỉ những người trực tiếp xử lý nghiệp vụ chấm công, tính lương như bộ phận Nhân mới có thể nhận thấy thực tế.

Những hạn chế và tốn kém chi phí đó bao gồm:

  • Nhân viên không đi làm đúng giờ, không tuân thủ giờ giấc: Việc chấm công bằng máy chấm công cũ thực tế thường xuyên xảy ra tình trạng chấm công hộ, nhân viên không đi làm đúng giờ, sửa đổi dữ liệu thời gian,… Điều này đã gây ra một sự lãng phí vô hình đối với doanh nghiệp trong việc không tuân thủ đúng thời gian làm việc.
  • Mất thời gian vào tổng hợp thông tin chấm công, tính lương: Đối với những doanh nghiệp có số lượng quy mô nhân viên lớn, điều này đã gây ra sự lãng phí về mặt thời gian khi cuối tháng bộ phận nhân sự phải làm việc hết sức vất vả để tổng hợp, tính toán và kiết xuất bảng lương từng cá nhân.
  • Cách tính lương thủ công dễ gây ra sai sót: Thực tế là việc xảy ra sai sót về số liệu chấm công, tính toán tiền lương xảy ra khá thường xuyên. Điều này không những gây ra những khoản tốn kém về chi trả tiền lương cho doanh nghiệp, mà còn dễ ảnh hưởng đến sự hài lòng và mối quan hệ của nhân viên. Bởi vấn đề sai sót tiền lương, chấm công hay các chế độ ngày phép là điều khá nhạy cảm. 
  • Khó kiểm soát và điều phối nhân viên, phân chia công việc: Việc chấm công bằng các loại máy chấm công cũ không tích hợp phần mềm quản lý chấm công hay quản lý công việc khiến các cấp quản lý và nhà lãnh đạo khó nắm bắt và kiểm soát thời gian làm việc của mỗi nhân viên, tiến độ làm việc cũng như khả năng hoàn thành công việc của mỗi cá nhân để điều phối công việc một cách hợp lý. 

Không chỉ vậy, các doanh nghiệp sử dụng phương pháp chấm công lỗi thời hiện nay không đem lại hiệu quả trong việc các cấp quản lý và lãnh đạo giám sát và điều phối nhân lực cũng như công việc. Đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp Việt có sự tăng trưởng mạnh mẽ cả về số lượng và quy mô như hiện nay.

Như vậy, có thể nhận thấy nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng những phương pháp chấm công lỗi thời, cách tính lương thủ công hay các mẫu bảng lương nhân viên không phù hợp với thực tế thì ngoài gây mất thời gian, hiệu quả công việc kém còn có khả năng sai sót số liệu rất cao.

>>> Tham khảo Review máy chấm công rút ngắn thời gian xuất mẫu Bảng lương nhân viên

Nhờ được tiếp cận công nghệ và các phương pháp quản lý hiện đại ngày nay, các doanh nghiệp đã tối ưu hóa hoạt động quản trị một cách hiệu quả
Nhờ được tiếp cận công nghệ và các phương pháp quản lý hiện đại ngày nay, các doanh nghiệp đã tối ưu hóa hoạt động quản trị một cách hiệu quả

Thế hệ máy chấm công mới: Máy chấm công tích hợp bảng lương tự động

Trong những năm gần đây cùng với sự hội nhập thế giới của các doanh nghiệp Việt, mọi cách thức vận hành cũ kỹ và lạc hậu gần như đã được loại bỏ để tiếp cận đến sự hiện đại, công nghệ mới. Các cách thức vận hành và quản lý doanh nghiệp đã dần chuyển đổi sang những phương thức mới giúp tiết kiệm thời gian, rút ngắn quy trình, tinh gọn nghiệp vụ hơn. 

Hoạt động chấm công; quản lý bảng công, bảng lương; quản lý thời gian nhân viên cũng không là ngoại lệ. 

Máy chấm công điện tử hay các loại máy chấm công có thể kết xuất bảng lương tự động được tích hợp công nghệ cao giờ đã không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Các loại máy chấm công hiện đại, có thể trích xuất bảng lương tự động được các doanh nghiệp sử phổ biến ngày nay đều được tích hợp phần mềm trực quản lý chấm công. Các loại máy này đều có thể đa dạng nguồn dữ liệu đầu vào như máy chấm công thẻ từ, máy chấm công vân tay, máy chấm công khuôn mặt, máy chấm công online, chấm công cloud,…

>>> Xem thêm Máy chấm công online – Máy chấm công thế hệ mới 2021

Trong đó, thuận tiện và hiện đại nhất hiện nay là những chiếc máy chấm công online sử dụng công nghệ lưu trữ cloud được tích hợp phần mềm quản lý chấm công, bảng lương tự động. Công nghệ hiện đại và tính năng hữu ích ở đây được thể hiện thông qua việc phần mềm tính lương, kết xuất bảng lương tự động được tích hợp trực tiếp trên máy chấm công.

Tùy vào hình thức doanh nghiệp lựa chọn thông tin đầu vào bằng dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt hay chấm công bằng thẻ từ,… máy chấm công online sẽ được lắp đặt tại địa điểm văn phòng hay địa điểm cần chấm công. Mỗi nhân viên sẽ đăng ký thông tin định danh của mình trên hệ thống phần mềm và dữ liệu chấm công sẽ được xác nhận và gửi lên hệ thống lưu trữ bảng lương tự động mỗi khi nhân viên thực hiện hoạt động chấm công. 

Tiếp đó, nhờ có sự tích hợp của công nghệ điện toán đám mây kết nối qua mạng Internet bên trong máy chấm công. Người dùng chỉ cần sử dụng thiết bị di động, máy tính xách tay hay máy tính bảng có cài đặt phần mềm quản lý chấm công; mỗi nhân viên, bộ phận nhân sự hay các cấp lãnh đạo, quản lý đều có thể truy cập thông tin về chấm công, mẫu bảng lương nhân viên, đơn từ, báo cáo thông qua phần mềm được cài đặt trên đó. 

Sự kết hợp của 3 yếu tố: Máy chấm công vật lý + Phần mềm chấm công + Internet => Máy chấm công thế hệ mới

Nguyên lý hoạt động và tiếp nhận dữ liệu của máy chấm công online có thể kiết xuất bảng lương tự động được mô tả qua sơ đồ sau:

Nguyên lý hoạt động máy chấm công online, bảng lương tự động, quản lý bảng công, quản lý thời gian,...
Nguyên lý hoạt động máy chấm công online, bảng lương tự động, quản lý bảng công, quản lý thời gian,…

Ngoài các tính năng hỗ trợ trong việc quản lý ngày công, tự động tính lương, giải pháp phần mềm được tích hợp trong đó còn giúp hoạt động vận hành doanh nghiệp được tự động hóa gần như 100%. 

Cụ thể là các hoạt động nghiệp vụ hỗ trợ cho bộ phận nhân sự như:

  • Tự động quản lý chấm công, ngày công, ngày phép của mỗi nhân viên
  • Tự động hóa tính lương, tự động hóa bảng công giúp người làm nhân sự cuối tháng không phải tính lương thủ công
  • Bảng lương tự động được kiết xuất vào cuối tháng, loại bỏ hoàn toàn việc tổng hợp, thu thập dữ liệu bằng tay
  • Tiếp nhận dữ liệu, thông tin trực tiếp trên hệ thống theo thời gian thực
  • Thông tin nhân sự, nghỉ phép, đơn từ, phê duyệt được lưu trữ tập trung, đồng bộ trên hệ thống

Giải pháp phần mềm tích hợp trên máy chấm công online không chỉ hỗ trợ nghiệp vụ cho bộ phận nhân sự mà hoạt động quản lý của cấp lãnh đạo cũng được đẩy mạnh. 

Thông qua các tính năng trên phần mềm tích hợp, nhà quản trị và các cấp lãnh đạo có thể:

  • Trực tiếp quản lý, xử lý đơn từ, báo cáo, dữ liệu theo thời gian thực ở mọi lúc mọi nơi
  • Cấp quản lý và lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian ra vào, tình trạng vắng mặt, nghỉ phép, làm thêm giờ,… của mỗi nhân viên
  • Phê duyệt đơn từ, cập nhật báo cáo công việc mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực
  • Dễ dàng điều phối nguồn nhân lực và công việc hợp lý theo ca kíp, địa điểm

Việc ứng dụng các loại máy chấm công tích hợp giải pháp phần mềm quản lý chấm công, phần mềm kiết xuất bảng lương tự động đã giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ và hợp lý thời gian làm việc của nhân viên cũng như hoạt động tự động chấm công, xuất bảng lương tự động, tự động cập nhật đơn từ, ngày phép, giải trình,… Thông qua đó phương pháp máy chấm công online, máy chấm công tích hợp phần mềm quản lý chấm công đã chứng minh được những ưu điểm vượt trội khi giảm tải được thời gian lãng phí và tốn kém nguồn nhân lực bộ phận nhân sự vào mỗi cuối tháng để tính toán việc chi trả lương. 

Máy chấm công thế hệ mới - Tích hợp phần mềm Quản lý chấm công online
Máy chấm công thế hệ mới – Tích hợp phần mềm Quản lý chấm công online

Kết luận

Thông qua bài viết đánh giá trên về máy chấm công tích hợp phần mềm chấm công, các bạn đã có những sự hiểu biết và đánh giá nhất định về loại máy chấm công phù hợp với doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp hiện đại muốn đi đầu trong phương pháp vận hành và quản lý doanh nghiệp nên cân nhắc xem xét thay đổi cho phù hợp với sự phát triển của công nghệ, xã hội hiện nay. 

Mời doanh nghiệp tham khảo thêm nhiều thông tin về máy chấm công online hơn nữa tại maychamcong.online và liên hệ ngay Hotline để được tư vấn miễn phí !

Chúc doanh nghiệp thành công !

>>> Xem thêm Tìm hiểu Máy chấm công vân tay cloud – Phương pháp Quản lý chấm công thời hiện đại

Related posts
Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review TOP 6 lợi ích của Máy chấm công tự động mẫu bảng lương cá nhân

Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review máy chấm công thế hệ mới: Giúp doanh nghiệp loại bỏ 100% cách tính lương thủ công

So sánhSo sánh & Đánh giá

Review Máy chấm công rút ngắn thời gian xuất mẫu Bảng lương nhân viên

So sánhSo sánh & Đánh giá

Review Máy chấm công tự động xuất bảng tính lương nhân viên

Đăng ký nhận bản tin hàng tuần

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *