Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review máy chấm công thế hệ mới: Giúp doanh nghiệp loại bỏ 100% cách tính lương thủ công

fastwork-cach-tinh-luong-may-cham-cong-cloud

Thế hệ máy chấm công sử dụng công nghệ đám mây hay máy chấm công được tích hợp phần mềm quản lý chấm công hiện nay chắc không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Nhờ việc áp dụng phương pháp chấm công mới, các doanh nghiệp giờ đây là loại bỏ được hoàn toàn 100% cách tính lương thủ công và chấm công truyền thống.

Như khoảng chục năm trước đổ lại đây, các doanh nghiệp Việt còn chưa được tiếp cận nhiều đến các phương pháp và công nghệ mới. Cùng với cách thức vận hành và quản lý nguồn nhân lực còn lạc hậu, cũ kỹ và không thật sự hiệu quả. Thì giờ đây, nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của nền công nghệ kỹ thuật tiên tiến, các doanh nghiệp đã có một bước tiến vượt bậc nhờ vào phương pháp quản lý và vận hành hiện đại hơn, bắt kịp được với xu thế toàn cầu hóa. 

Mời các bạn cùng theo dõi những phân tích, đánh giá thế hệ máy chấm công thế hệ mới trong bài viết dưới đây để cùng có cái nhìn rõ nét hơn về lợi ích từ những chiếc máy này. Từ đó có được sự lựa chọn phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

Sự phức tạp và rườm rà trong cách tính lương thủ công truyền thống bằng Excel 

Trước đây, với bộ phận Nhân sự, áp lực vào cuối tháng khi phải tổng hợp dữ liệu chấm công của toàn bộ nhân sự để thực hiện tính lương là một hoạt động nghiệp vụ vô cùng mệt mỏi và gây mất thời gian. Cho dù hiện nay, các nhà làm nhân sự đã cố gắng tối ưu bảng tính excel, mẫu bảng lương cá nhân hay các cách tính lương,… nhằm giúp cho việc tổng hợp và tính toán tiết kiệm thời gian hơn. Nhưng về cơ bản, các công đoạn trong quy trình chấm công, tính lương, chi trả lương của bộ phận nhân sự theo phương pháp quản lý chấm công truyền thống vẫn rất rườm rà, gây mất thời gian không cần thiết. 

Phương pháp chấm công truyền thống đã lỗi thời, gây nhiều hạn chế và bất cập.

Phương pháp chấm công và cách tính lương truyền thống có thể được hiểu đơn giản đó là hoạt động nhân viên chấm công bằng hình thức vân tay, thẻ từ, khuôn mặt,… trực tiếp trên máy chấm công vật lý đặt tại địa điểm cơ quan. Những chiếc máy chấm công này chỉ có chức năng tiếp nhận dữ liệu chấm công để định danh nhân viên, từ đó dữ liệu được lưu trữ trên bộ nhớ trong của máy chấm công. 

Sau đó cuối tháng dữ liệu được người làm Nhân sự kết xuất vào một máy tính duy nhất có cài đặt chức năng nhận dữ liệu thông qua mạng kết nối LAN nội bộ tại cơ quan. Tại đây, bộ phận Nhân sự sẽ phải xử lý quy trình 5 bước để hoàn tất việc chấm công, tính lương và tạo bảng lương cho mỗi cá nhân. Quy trình này được mô tả ngắn gọn như sau:

  • Bước 1: Nhân sự kết xuất dữ liệu từ máy chấm công ra bảng Excel thông qua kết nối trực tiếp usb vào máy chấm công hoặc qua đường truyền mạng LAN nội bộ tới một máy tính duy nhất
  • Bước 2: Bộ phận Nhân sự điều chỉnh, cấu trúc lại bảng dữ liệu chấm công và cách tính lương sao cho đúng công thức và các hàm trong bảng tính Excel. 
  • Bước 3: Lọc và lấy dữ liệu. Cùng với đó, người làm nhân sự cũng phải tổng hợp thông tin vắng mặt, nghỉ phép, lịch công tác của mỗi cá nhân để nhập dữ liệu bằng tay bảng tính lương
  • Bước 4: Thực hiện tính lương theo ngày, giờ công làm việc chuẩn sau khi đã tổng hợp số ngày nghỉ, vắng mặt, công tác,… của mỗi cá nhân 
  • Bước 5: Check chéo với người lao động về bảng công của từng người và điều chỉnh nếu có sai sót

Từ 5 bước trong quy trình chấm công và cách tính lương trên, dù không phải người làm trong lĩnh vực Nhân sự cũng sẽ nhận thấy sự rườm rà, mất thời gian và thiếu hiệu quả trong phương pháp chấm công, tính lương truyền thống đó.

Trong bối cảnh xu hướng công nghệ hóa, số hóa dữ liệu doanh nghiệp như hiện nay thì những phương pháp vận hành và quản lý cũ kỹ này thực sự đang là rào cản phát triển trong mỗi doanh nghiệp. 

Hơn ai hết, chúng tôi hiểu được những rào cản này sẽ là nguyên nhân kìm hãm tốc độ phát triển của mỗi doanh nghiệp bởi sự thiếu chuyên nghiệp, lạc hậu. 

>>> Tham khảo Review Máy chấm công kết xuất bảng lương tự động phù hợp mọi doanh nghiệp SMEs

Vậy, doanh nghiệp cần làm gì để loại bỏ 100% cách tính lương truyền thống đã lỗi thời?

Hiện nay, nhờ vào sự phát triển vượt bậc của nền công nghệ kỹ thuật tiên tiến, các doanh nghiệp đã có một bước tiến vượt bậc nhờ vào phương pháp quản lý và vận hành hiện đại hơn, bắt kịp được với xu thế toàn cầu hóa. 

Định nghĩa về máy chấm công thế hệ mới - Máy chấm công đám mây (cloud)
Định nghĩa về máy chấm công thế hệ mới – Máy chấm công đám mây (cloud)

Máy chấm công đám mây là gì?

Thế hệ máy chấm công tiến nhất hiện nay được áp dụng công nghệ đám mây hay còn gọi là máy chấm công được tích hợp phần mềm quản lý chấm công chắc không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Nhờ việc áp dụng phương pháp chấm công mới, các doanh nghiệp giờ đây là loại bỏ được hoàn toàn 100% cách tính lương thủ công và chấm công truyền thống.

Máy chấm công đám mây (máy chấm công cloud) là máy chấm công sử dụng nguồn tài nguyên thông qua kết nối Internet. Khi đó, toàn bộ dữ liệu chấm công sẽ được lưu trữ trên hệ thống đám mây thông qua phần mềm được cung cấp bởi nhà cung cấp.

Bằng việc triển khai chấm công nhân viên và cách tính lương bằng máy chấm công tích hợp phần mềm chấm công trên nền tảng công nghệ cloud. 

>>> Tham khảo Định nghĩa Máy chấm công cloud sử dụng công nghệ đám mây (Cloud Computing)

Máy chấm công đám mây sử dụng phần mềm quản lý chấm công
Máy chấm công đám mây sử dụng phần mềm quản lý chấm công

Nguyên lý hoạt động của máy chấm công đám mây tích hợp phần mềm quản lý chấm công

Chắc hẳn doanh nghiệp đang đặt ra câu hỏi liệu việc lắp đặt và sử dụng máy chấm công đám mây có phức tạp không? 

Sau đây là các bước cực kỳ đơn giản trong việc set-up máy chấm công và quy trình chấm công, cách tính lương mới theo phương pháp hiện đại nhất hiện nay.

Bước 1: Lắp đặt máy chấm công đám mây đã được tích hợp sẵn phần mềm quản lý chấm công tại địa điểm sử dụng. Kết nối máy chấm công cloud với Internet.

Bước 2: Khai báo mã định danh nhân viên với máy chấm công cloud và lưu lại thông tin (khai báo vân tay, khuôn mặt,… ) 

Bước 3: Nhân viên cài đặt phần mềm lên thiết bị di động cá nhân của mình để theo theo dõi chấm công của mình

Bước 4: Nhân viên sau khi chấm công, dữ liệu sẽ được đồng bộ lên hệ thống lưu trữ đám mây của doanh nghiệp. Cách tính lương thông qua công nghệ, bảng công và bảng lương cá nhân sẽ tự động được cập nhật và bộ phận Nhân sự chỉ cần check và trích xuất thông tin thông qua mạng Internet.

Thay đổi phương pháp chấm công và cách tính lương truyền thống đã lỗi thời bằng công nghệ đám mây hiện đại
Thay đổi phương pháp chấm công và cách tính lương truyền thống đã lỗi thời bằng công nghệ đám mây hiện đại

Mọi hoạt động rườm rà, gây mất thời gian cho bộ phận Nhân sự như việc tổng hợp dữ liệu chấm công bị phân mảnh; thu thập đơn từ, nghỉ phép, lịch công tác; điều chỉnh bảng lương, cách tính lương của mỗi cá nhân không còn xảy ra. Bằng việc tích hợp phần mềm quản lý chấm công trực tiếp trên máy chấm công, việc thiếu sót, mất mát dữ liệu và sai sót đã được loại bỏ hoàn toàn.

Mọi thông tin chấm công của mỗi cá nhân đều được thể hiện minh bạch, rõ ràng theo thời gian thực. Sự đối chiếu, so sánh dữ liệu sẽ là không cần thiết với phần mềm quản lý chấm công. 

So sánh sử dụng máy chấm công truyền thống và máy chấm công đám mây tích hợp phần mềm 

Sự phát triển công nghệ kỹ thuật ngày nay đã giúp cải tiến và tối ưu được các nhược điểm của máy chấm công lỗi thời và phương pháp chấm công truyền thống. 

Việc sử dụng máy chấm công đám mây hiện nay là một sự lựa chọn hoàn hảo đối với các doanh nghiệp hiện đại trong thời đại công nghệ số 4.0. Bởi không những giải quyết được bài toán tính công, tính lương cho bộ phận Nhân sự mà máy chấm công tích hợp phần mềm còn đem lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp. 

Thông qua việc so sánh quá trình sử dụng giữa 2 phương pháp này, những người làm Nhân sự trong doanh nghiệp như các bạn chắc hẳn đều nhận thấy phương pháp chấm công hiện đại và cách tính lương đơn giản nhất sẽ đem lại sự thuận tiện cho doanh nghiệp như thế nào. 

So sánh giữa phương pháp chấm công truyền thống và máy chấm công đám mây tích hợp phần mềm
So sánh giữa phương pháp chấm công truyền thống và máy chấm công đám mây tích hợp phần mềm

>>> Xem thêm Máy chấm công Cloud là gì? Sự khác biệt với máy chấm công truyền thống

Kết luận

Thế hệ máy chấm công đám mây tích hợp phần mềm chấm công là sự tiến bộ về công nghệ kỹ thuật và là xu hướng tương lai. Sự trải nghiệm với hệ thống quản lý và vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp này sẽ giúp doanh nghiệp có được nền móng vững chắc và môi trường làm việc hiện đại cho một bước tiến xa. 

Hy vọng qua bài viết, bạn đã có những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp mình.

Chúc doanh nghiệp thành công !

Related posts
Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review TOP 6 lợi ích của Máy chấm công tự động mẫu bảng lương cá nhân

Đánh giáSo sánh & Đánh giá

Review máy chấm công kết xuất bảng lương tự động phù hợp mọi doanh nghiệp SMEs

So sánhSo sánh & Đánh giá

Review Máy chấm công rút ngắn thời gian xuất mẫu Bảng lương nhân viên

So sánhSo sánh & Đánh giá

Review Máy chấm công tự động xuất bảng tính lương nhân viên

Đăng ký nhận bản tin hàng tuần

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *